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組織數字化建設中，各項業務產生的大量簽字蓋章文件，是重要的業務憑證，卻往往分散在各個業務軟件中，整理匯總難，內容易篡改，時間一長就找不到了…組織需要建立自己的電子檔案系統，提升電子文件歸檔、利用效率。
電子檔案應用成趨勢 =====================================
2020年，國家有關部門出臺了兩項重要政策，明確“電子檔案和傳統載體檔案具有同等法律效力”、針對電子檔案的單套管理發出征詢意見稿，電子檔案應用逐步形成趨勢。
但是，隨之而來的電子檔案管理問題，也成了組織數字化過程中不得不解決的難題：
· 如何自動接收來自于不同系統的電子檔案?
· 電子檔案與紙質檔案如何統一管理?
· 大量的檔案文件如何才能高效查閱和利用?
· 如何確保歸檔后的文件永久封存、不被篡改?
#契約鎖電子檔案#
契約鎖電子檔案管理系統通過集成各類業務軟件，實現業務檔案數據自動收集、分類歸檔，讓組織的數字化成果100%歸檔、全生命周期管理，讓檔案在線3秒可查、全程數據存證支持，有效防篡改!
契約鎖電子檔案產品功能特色
1、電子檔案和紙質檔案統一管理
無論是業務系統中產生的電子數據文件，還是實際工作中存在的會議記錄、手稿、領導批示等紙質文件，契約鎖都能進行統一的全生命周期管理。
· 針對電子檔案，契約鎖支持批量導入、或者接口集成等方式，自動完成收集。
· 而實際工作中依然存在的紙質檔案，契約鎖支持通過掃描上傳等方式，實現案卷關聯和匹配。
讓組織通過一套系統，統一管理組織內部產生的所有電子檔案和紙質檔案。
2、一站式的檔案管理門戶
為了提升不同部門和崗位的檔案管理效率，契約鎖通過一個平臺入口將分散在各個功能模塊、各類業務軟件中的數據抽取出來、統一匯總到一個數字檔案中心，滿足不同人員的管理和使用需求。
例如：
· 檔案管理員：通過個性化門戶及時接收、整理檔案數據，處理檔案借閱申請，掌握檔案庫使用情況。
· 普通用戶：可以通過門戶快速搜索所需檔案文件，查閱本人所有歷史借閱記錄和檔案文件。
· 系統管理員：實時監控系統整體運行情況，根據組織及業務需求的變化，對人員、角色、權限以及表單等進行調整。
3、檔案全生命周期管理
結合檔案管理辦法要求，為組織提供“檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀等”全程電子化流程，推動檔案全生命周期管理，實現合規高效管理和利用。
4、建設組織數字檔案館-100%歸檔
契約鎖支持批量上傳、掃描上傳以及對接集成等多種檔案數據收集方案，通過和業務系統對接，實現檔案數據自動收集，讓組織的人員檔案、項目文件、電子會計憑證、生產技術文件以及經營決策等數據檔案實現100%歸檔。
5、檔案自動整理，元數據管理確保檔案“四性”
為了提升檔案整理效率，用戶可以在契約鎖電子檔案系統通過預設規則，實現檔案排序、組卷和編號等進行自動化整理。
同時，為了確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和可靠性，契約鎖支持對檔案的內容、結構、背景以及整個管理過程等元數據自動進行監測，并生成報告，確保檔案自身證據價值。
6、精準庫房管理能力，紙質檔案實際存放位置可查
針對紙質檔案的管理，契約鎖提供庫房管理應用，精準記錄掃描上傳的紙質檔案實際存放位置，滿足對紙質檔案進行上架、出入庫以及移庫等操作需求。
7、檔案多維度檢索-3秒可查
已歸檔的文件，契約鎖可以為組織提供多種維度、多種類型的檢索方式，通過關鍵詞3秒內精準定位目標檔案。
8、添加電子簽名，確保歸檔文件防篡改
根據國家各項法律法規要求，電子檔案系統必須具備電子簽名能力，用于確保內容不被篡改，契約鎖以權威可信的數字身份證書為支撐，為組織的電子檔案添加數字簽名，明確各環節責任人真實身份，確保內容不被篡改。
9、檔案數據實現第三方存證
已經歸檔的文件和數據，可以通過契約鎖在權威公證處或者司法區塊鏈中存證，組織打開任意檔案文件就能查看其電子數據存證報告，支持一鍵出證。
10、便捷集成業務軟件，高效收集檔案數據
契約鎖提供便捷的接口集成方案，通過可視化配置即可快速收集來自于各個業務系統的檔案數據，比如從HR系統自動收集人事檔案，從ERP系統收集出入庫等各類憑證等。
11、智能統計能力，檔案數據報表多維度分析
契約鎖借助可視化數據看板和報表，從多維度分析展現組織的檔案接收、管理、利用以及保存情況，幫助及時了解檔案系統使用情況。
總結：
契約鎖電子檔案系統嚴格按照國家法律法規要求，為每一個組織建立自己的數字化檔案館。
統一管理組織內部所有電子檔案和紙質檔案，結合電子簽名技術確定用戶真實身份、確保真實數據、真實意愿，讓歸檔數據防篡改，全面實現信創產業鏈適配，滿足不同行業組織的檔案管理需求，讓組織的數字化成果在這個平臺永久封存、可驗可查。
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